Отличное определение
Неполное определение ↓
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
3. при смене материально ответственных лиц;
4. при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
5. в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
6. при реорганизации или ликвидации организации;
7. в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;
от позднелат. Inventarium - опись имущества) - проверка наличия и состояния материальных ценностей. Должностные лица налоговых органов, осуществляющие выездную налоговую проверку, в соответствии со ст. 89 НК могут при необходимости проводить инвентаризацию имущества налогоплательщика. Порядок проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков (организаций и индивидуальных предпринимателей) при налоговой проверке утверждается Минфином РФ и МНС. Приказом Минфина РФ и МНС от 10 марта 1999 г. № 20н, ГБ-3-04/39 утверждено Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке. Распоряжение о проведении инвентаризации имущества налогоплательщика при выездной налоговой проверке, порядке и сроках ее проведения, составе инвентаризационной комиссии принимает руководитель государственной налоговой инспекции (его заместитель) по месту нахождения налогоплательщика, а также по месту нахождения принадлежащего ему недвижимого имущества и транспортных средств. Распоряжение регистрируется в журнале регистрации распоряжений о проведении инвентаризации. Для целей инвентаризации к имуществу налогоплательщика относятся основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства, кредиторская задолженность и иные финансовые активы. В перечень имущества, подлежащего инвентаризации, может быть включено любое имущество налогоплательщика независимо от его местонахождения. Инвентаризация имущества организации производится по его местонахождению и по каждому материально ответственному лицу. Основными целями инвентаризации являются:
1) выявление фактического наличия имущества и неучтенных объектов, подлежащих налогообложению;
2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
3) проверка полноты отражения в учете обязательств. Налоговые органы вправе привлекать для проведения инвентаризации имущества налогоплательщика экспертов, переводчиков и других специалистов. Установлены специальные правила по проведению инвентаризации следующих видов имущества:
а) основных средств;
б) нематериальных активов;
в) финансовых вложений;
г) товарно-материальных ценностей;
д) незавершенного производства и расходов будущих периодов;
е) животных и молодняка животных;
ж) денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности;
з) расчетов. В соответствии со ст. 12 Закона о бухгалтерском учете для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно:
1) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
3) при смене материально ответственных лиц;
4) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
5) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
6) при реорганизации или ликвидации организации;
7) в других случаях, предусмотренных законодательством РФ. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).
Отличное определение
Неполное определение ↓
Инвентаризация (из нем. Inventar от лат. inventаrium – роспись, опись; англ. inventory/stock-taking) – периодическая проверка наличия, состояния и оценки активов и финансовых обязательств.
Цель инвентаризации – обеспечение достоверности данных и .
Задачи инвентаризации – проверка сохранности имущества путем сопоставления фактических остатков ценностей с учетными, состояние весоизмерительного хозяйства, правильности хранения товарно-материальных ценностей, выявление фактов хозяйственной жизни, непосредственно не отражаемых в бухгалтерском учете (потери вследствие , хищения, ошибки при проведении операций с ценностями и т.п.).
Сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации. Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев когда ее проведение является обязательным согласно законодательства – перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене и в других случаях.
Инвентаризации могут быть плановые и внеплановые, полные и частичные, текущие и годовые.
Плановые инвентаризации проводят согласно плану (графику), утвержденному руководителем организации.
Внеплановые инвентаризации проводят в случаях особой необходимости (при кражах, стихийных бедствиях и т.п.).
При полной инвентаризации проверяют все виды имущества и обязательств, при частичной инвентаризации – какую-либо их часть.
Текущие инвентаризации проводят в течение года, годовые инвентаризации – перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации проведение инвентаризации возлагается на нее. При большом объеме работ для своевременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав инвентаризационных комиссий (постоянно действующих и рабочих) утверждается руководителем организации. В них включают представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т.п.). На проведение инвентаризации руководитель организации издает приказ.
Порядок проведения, документального оформления и выявления результатов инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера. Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, в т.ч. путем встречной документальной выверки расчетов со сторонними организациями и учреждениями.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности и записываются в инвентаризационной описи. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения, результаты которых оформляются актом.
Инвентаризационные описи сдаются в бухгалтерию, которая проверяет правильность их оформления, цен, таксировки и подсчетов и выявляет результаты инвентаризации.
По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения фактических остатков от учетных данных, составляют сличительные ведомости, где указывают суммы излишков и/или недостачи ценностей. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражают на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
Причины возникновения излишков в дальнейшем должны быть установлены. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявленных фактических недостач, после зачета недостач ценностей излишками по пересортице.
В состав документов, представленных для оформления списания недостач ценностей сверх норм убыли и порчи, должны быть включены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц или отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо полученные от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и других) заключения о факте порчи ценностей.
Предложения о регулировании выявленных инвентаризацией расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются постоянно действующей инвентаризационной комиссией на рассмотрение руководителя организации, который и принимает окончательное решение. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
2.1. Понятие и виды инвентаризации
В соответствии со ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Инвентаризацией называется установление фактического наличия имущества, средств организации, его финансовых обязательств путем пересчета, обмера, взвешивания ценностей, сверки расчетов и последующее сопоставление фактического наличия с учетными данными.
Порядок проведения инвентаризации регламентируется ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Детализация требований и порядка проведения закреплена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49.
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Для целей инвентаризации подимуществом понимают: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.
Под финансовыми обязательствами для целей инвентаризации понимается: кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат все виды имущества и запасов, не принадлежащие организации, но числящиеся в ее бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Основные ЦЕЛИ инвентаризации:
1) выявление фактического наличия имущества;
2) сопоставление фактического наличия с учетными данными;
3) проверка полноты отражения в учете обязательств.
Инвентаризация выполняет две основные учетные функции.
Во-первых, она направлена на выявление возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием товарно-материальных ценностей, имущества или денежных средств. Причинами таких расхождений могут быть как ошибки, допущенные при отражении в учете конкретных характеристик хозяйственной операции, так и противоправные деяния, совершенные в ходе экономической деятельности. Поэтому первая функция инвентаризации – это проверка полноты и правильности данных бухгалтерского учета, а также показателей финансовой (бухгалтерской) отчетности.
Вторая функция инвентаризации состоит в том, что с ее помощью выявляют реальные объемы некоторых хозяйственных операций,например расход строительных материалов при производстве строительно-монтажных работ определяется как разница между тем их количеством, которое было завезено до начала работ, и тем, что осталось после их завершения.
Инвентаризация представляет собой весьма эффективную форму контроля за деятельностью материально ответственных лиц. В связи с этим в зависимости от доминирующей функции принято различать заранее объявленные и внезапные инвентаризации.
Заранее объявленными считаются такие, о сроках проведения которых известно материально ответственному лицу. В этом случае инвентаризация выполняет свои учетные функции (например, перед составлением ежегодной отчетности).
Внезапные инвентаризации практикуются с целью контроля. Этот контроль может осуществляться как руководством организации по специальному графику, так и по инициативе тех субъектов, которые наделены такими правами (сотрудники налоговой службы, правоохранительных органов и др.).
В соответствии со ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете», установлены случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно. Они в виде схемы представлены на рисунке 4.
Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков. Разными авторами выделяются различные основания классификации инвентаризации. Так, Я.В. Соколов рассматривает девять классификационных оснований.
Рассмотрим виды инвентаризации по трем основаниям: по полноте охвата средств, по характеру и срокам проведения инвентаризации, по объекту проверки (рис. 5).
При полной инвентаризации проверяются все виды имущества хозяйства. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.
Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).
Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) – по мере необходимости (требования аудитора, судебных органов и т.д.). Служебная - при смене материально ответственного лица, в случае стихийных бедствий.
Порядок назначения и проведения инвентаризации по каждому виду объектов, представленных на рисунке 5, отражен в разделе 3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Рис. 4. Случаи обязательного проведения инвентаризации
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев обязательного проведения инвентаризации.
Ответственность за правильность проведения инвентаризации несут руководитель организации и главный бухгалтер.
 |
Рис.5. Виды инвентаризации
2.2. Общие правила проведения инвентаризации и
оформления ее результатов
Общие правила проведения инвентаризации регламентируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 13.06.95 г.
Количество плановых инвентаризаций в организации, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем и оговаривается в приказе об учетной политике, кроме случаев обязательной инвентаризации, рассмотренных выше.
Для проведения инвентаризации на организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. При большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны:
Провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения;
Выявить вместе с бухгалтерией результаты инвентаризации;
Выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей;
Разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью.
Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Участие материально ответственного лица обязательно при проверке фактического наличия имущества. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо должно дать подписку о том, что им сданы в бухгалтерию все документы по операциям с инвентаризуемыми ценностями, для того чтобы исключить составление бестоварных документов задним числом. Во время проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску ценностей прекращаются.
Этапы инвентаризации кратко рассмотрены в таблице 2.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Описи должны составляться в момент проведения инвентаризации, при этом составление черновиков с последующей перепиской не допускается. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах, принятых в учете. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки. По каждой странице инвентаризационной описи должен производиться подсчет количества и сумм по указанным ценностям. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам инвентаризационной комиссии каких-либо претензий.
Таблица 2
Этапы инвентаризации
| Название этапа | Содержание | Оформляемые документы |
| Подготовительный этап | Материально ответственные лица передают комиссии документы по отчетам, которые служат бухгалтерии для определения остатков по бухгалтерским счетам на дату проведения инвентаризации | Приказ руководителя о проведении инвентаризации. Внутренние инструкции. Расписки материально ответственных лиц |
| Натуральная и документальная проверки | Проверка фактического наличия имущества и обязательств. Комиссии проводят коллегиально. Проводятся сплошным методом | Акты инвентаризации (по документальной инвентаризации) Инвентаризационные описи (по натуральной инвентаризации) |
| Таксировочный этап | Внесение в описи (акты) денежных оценок имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета | Акты инвентаризации. Инвентаризационные описи |
| Сравнительно-аналитический этап | Установление расхождений между значениями показателей по данным учета и их фактическими значениями, выявленными в ходе инвентаризации | Акты инвентаризации. Сличительные ведомости (ф. № ИНВ-18, ИНВ-19) |
| Заключительный этап | Подведение результатов инвентаризации. Издание приказа об утверждении результатов инвентаризации | Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Приказ об утверждении результатов инвентаризации |
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся с участием членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности оформления инвентаризации оформляются актом контрольной проверки и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.
Инвентаризационная комиссия несет ответственность:
1) за своевременное проведение инвентаризации;
2) за точность внесения данных в инвентаризационные описи и акты инвентаризации;
3) за точность подсчета итоговых сумм в описях;
4) за правильность оформления материалов инвентаризации.
При выявлении расхождений между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей составляются сличительные ведомости. На их основании устанавливаются недостачи или излишки товарно-материальных ценностей. Разновидности выявляемых результатов инвентаризации представлены на рисунке 6.
Результатами инвентаризации может быть установлено:
1) совпадение книжных (учетных, документальных) и фактических остатков. Это идеальный результат инвентаризации. Однако такое совпадение может быть вызвано заполнением описей не путем фактической проверки, а на основе книжных остатков или со слов материально ответственного лица;
2) превышение учетных остатков над фактическими, то есть недостача ;
3) превышение фактических остатков над учетными, то есть излишки .
В соответствии со ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации;;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений списываются и отражаются в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации.
Часть выявленной недостачи может быть списана в пределах норм естественной убыли (например, усушки, утруски). Следует знать, что естественная убыль не может быть начислена почти по всем промышленным товарам (инструмент, ткани, обувь и др.) и по некоторым, прежде всего штучным, продовольственным товарам (например, консервы). Начисление естественной убыли производится только после инвентаризации при наличии и в пределах недостачи.
Следует также отличать от естественной убыли порчу ценностей, на которую материально ответственное лицо в присутствии комиссии составляет специальные акты. Испорченные товары после утверждения акта руководителем организации должны быть реализованы (например, на корм скоту) или уничтожены, что также оформляется документально. На товары, списанные в результате порчи, естественная убыль не начисляется.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки, необходимо установить истинную причину их образования. Излишки могут возникнуть вследствие ошибок в бухгалтерском учете. Однако зачастую значительные излишки создаются в результате обсчета, обмана потребителей, также путем завоза неоприходованного товара, приписок в инвентаризационных описях. Недостача или излишки могут быть также следствием пересортицы.
Рис. 6. Результаты инвентаризации
Пересортица товарно-материальных ценностей имеет место, если однородные товары окажутся одновременно в недостаче и в излишках, например куры I категории будут в недостаче, а куры II категории - в излишке. Причинами пересортицы могут быть:
1) ошибки материально ответственного лица при приемке или отпуске ценностей (случайные, по неопытности);
2) злоупотребления материально ответственного лица (искусственное создание пересортицы за счет обмана покупателей);
3) ошибочные записи в бухгалтерском учете. В этом случае на виновное лицо накладывается административное взыскание.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в государственных (муниципальных) учреждениях - на уменьшение финансирования (фондов).
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.
К документам, представляемым для оформления списания недостач имущества сверх норм естественной убыли, должны быть приложены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение внутренней или внешней экспертизы о причинах порчи ценностей.
По истечении 10 дней после окончания инвентаризации все данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с данными инвентаризации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности. При этом для целей финансового учета должны быть учтены события после отчетной даты. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценение материальных ценностей.
Целесообразно еще раз перечислить все те элементы инвентаризационного процесса, которые могут явиться основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Такое возможно в следующих случаях:
Персональный состав постоянно действующей или рабочей комиссии не утвержден руководителем организации;
При проведении инвентаризации отсутствовал хотя бы один член комиссии;
Последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств не завизированы председателем комиссии;
Отсутствуют расписки материально ответственных лиц в том, что все приходные и расходные документы проведены по учету, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;
В ходе инвентаризации производится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества, а не наоборот (данный факт проверяют посредством анализа исполнения инвентаризационных описей: наиболее ярким примером формализма является заполнение всех граф описей машинописным способом, а в случае выявления расхождений – их исправление вручную); идеальной следует считать такую организацию работы, при которой во время проверки непосредственно на местах хранения нет никаких учетных регистров – только имущество и незаполненные инвентаризационные описи, а сопоставление данных фактического наличия и учетных данных производится камерально;
Инвентаризационные описи составлены только в одном экземпляре;
На последней странице описи отсутствует отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов, заверенная подписями лиц, производивших эту проверку.
Исправленные ошибки не оговорены или подписаны только одним членом комиссии (а не всеми ее членами);
В описях после утверждения результатов инвентаризации остались незаполненные строки;
На последней странице отсутствует подтверждение материально ответственного лица об отсутствии претензий к членам комиссии и отметка о принятии перечисленного имущества на ответственное хранение;
Во время перерывов в работе не был закрыт доступ посторонним лицам к помещениям, в которых хранится проверяемое имущество, а также к инвентаризационным описям.
Организация с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации, использует различные виды инвентаризации.
По периодичности проведения в соответствии с учетной политикой организации различают плановую и внеплановую инвентаризацию.
Плановая инвентаризация проводится в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству. К плановым инвентаризациям относятся также и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.
Внеплановые (внезапные ) инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, но сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.
В зависимости от полноты охвата имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.
Полная инвентаризация – это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и т.д.
Частичной (выборочной) инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе и др.
Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков приведения инвентаризации, а также установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.
Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.
По методу проведения выделяют натуральную и документальную инвентаризацию.
Натуральная инвентаризация состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и т.д.
Документальная инвентаризация заключается в проверке документального подтверждения наличия объектов.
Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств.
Инвентаризация имущества осуществляется по каждому его наименованию и в разрезе материально ответственных лиц.
Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на ревизионную комиссию, рабочие или постоянно действующие комиссии.
Состав инвентаризационной комиссии ут верждает руководитель предприятия с включением в него представителей администрации, бухгалтерии и других специалистов (технологов, экономистов), а также могут привлекаться работники службы внутреннего аудита.
Суть работы инвентаризационной комиссии заключается в сравнении фактического наличия ценностей в натуре с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации отражаются в сличительной ведомости, также в ней отражается порядок регулирования инвентаризационных разниц.
За правильное документальное оформление инвентаризации несет ответственность главный (старший) бухгалтер. Поэтому до начала инвентаризации необходима тщательная предварительная подготовительная работа.
Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными промежуточными группами (бригадами) комиссии.
Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами группы. В каждой группе назначается (выбирается) старший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.
Руководитель организации и главный (старший) бухгалтер проводят инструктаж членов комиссии о целях, задачах и порядке проведения инвентаризации.
Бухгалтерия организации подготавливает все необходимые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и т.п.).
К началу инвентаризации все записи и остатки по счетам в регистрах аналитического и синтетического учета должны быть тщательно выверены, а все данные документов записаны в регистры.
Проверка материально-производственных ценностей, денежных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения, обязательно в присутствии лиц, на ответственности которых находятся проверяемые ценности.
Общий порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов определен Методическими указаниями по инвентаризации, а постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26 утверждены унифицированные формы учета результатов инвентаризации.
Порядок проведения инвентаризации в организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике, которое включает в себя:
Объектами инвентаризации выступают:
Каждая организация обязана создавать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. В нее включаются представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники).
В комиссию могут входить и представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.
В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.
Для проведения инвентаризации в организации могут создаваться также рабочие и разовые комиссии.
Рабочие комиссии непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения. Они обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят проверки выборочные инвентаризации.
Существенное правило для всех инвентаризаций: при отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организованы складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:
Перед тем как начать проверку фактического наличия имущества, инвентаризационная комиссия должна получить все приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей. Приходные и расходные документы материально ответственные лица сдают в бухгалтерию под расписку, а затем документы передаются инвентаризационной комиссии.
Перед проведением инвентаризации директор издает приказ о ее проведении (форма № ИНВ-22). Он регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).
Данный приказ готовят, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации. В приказе определяют, что конкретно будет учитываться в ходе инвентаризации, в каком порядке она должна проводиться, в какие сроки и кто входит в инвентаризационную комиссию.
После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи.
Основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации – акт инвентаризации.
Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера. Но в любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки, допущенные при заполнении инвентарных описей, исправляются во всех их экземплярах следующим образом: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные записи.
Исправления согласовываются со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываются ими.
В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки, поэтому все оставшиеся незаполненными строки описи или акта должны быть прочеркнуты.
Инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета и данных инвентаризации. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты инвентаризации, а также контрольных проверок оформляются следующими документами:
При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.
Инвентаризация - это способ определения фактического наличия товарно-материальных ценностей на предприятии и сверка их с данными учёта.
Термин “инвентаризация” происходит от латинского слова “инвентарь” (лат. inventarium - роспись, опись) и означает опись имущества (вещественных ценностей и расчётов).
Основные задачи инвентаризации:
Выявление фактического наличия имущества на предприятии;
Контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта;
Выявление неиспользуемого имущества;
Проверка соблюдения правил и условий хранения имущества;
Проверка реальности стоимости учтенного в балансе имущества.
Инвентаризация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учёта, а также методологическим приемом фактического контроля при проведении ревизии, аудита и др.
Инвентаризация представляет собой проверку объектов бухгалтерского учёта в натуре органолептическим путем, т.е. способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учёта.
Сущность инвентаризации состоит в том, что в наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируется в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях сводятся с данными бухгалтерского учёта с целью установления (выявления) недостач или излишков средств. Инвентаризации подвергаются также дебиторские и кредиторские задолженности организации с целью установления их достоверности. При помощи инвентаризации устанавливают состояние и правильность оценки имущества в бухгалтерском учёте и отчётности.
В основу классификации инвентаризаций положены два признака: полнота охвата ценностей, назначение и характер проверки.
В зависимости от полноты охвата ценностей инвентаризации подразделяются на полные, частичные, выборочные и сплошные.
Полная инвентаризация - это проверка в натуре всего имущества организации и её обязательств на определенную дату. Она проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, при реорганизации экономического субъекта и распространяется на все без исключения материальные ценности и денежные средства, расчёты и другие статьи баланса.
Частичной инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов и охватывает какой-либо один вид имущества предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе.
Выборочная инвентаризация касается только части определенного вида имущества предприятия. Она может проводиться по переоценивающимся материальным ценностям. Выборочные инвентаризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют сократить время проведения этих работ. Однако они не гарантируют безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба выборочные инвентаризации не позволяют определить полностью размер ущерба. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию.
Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.
В зависимости от назначения и характера различают два вида инвентаризаций: плановые (периодические) и внеплановые.
Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учётной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например, перед составлением годовой бухгалтерской отчётности организации и т.д.).
Внезапные (внеплановые) инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учётной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др. Таким образом, внезапные инвентаризации проводят по мере необходимости (смена материально-ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и др.) по распоряжению руководителя, вышестоящих органов и по требованию органов дознания судебных органов, прокуратуры. Также может быть проведена повторная инвентаризация в случае сомнений в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.
Инвентаризация ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.
Инвентаризация процессов означает проверку в натуре отдельных моментов процессов кругооборота средств организации. Например, в процессе производства в натуре могут быть проведены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т.д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчётно-финансовые операции, а в процессе снабжения - расчётно-заготовительные операции.
В соответствии с положением о бухгалтерском учёте предприятия самостоятельно определяют количество инвентаризаций в отчётном периоде, даты их проведения. Кроме этого обязательно проводятся инвентаризации в следующих случаях:
при передаче имущества предприятия в аренду, выкупе,продаже, а также преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия в акционерное общество;
перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года); инвентаризация основных средств может проводится один раз в три года;
при смене материально-ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
при установлении фактов хищений, а также порчи ценностей - немедленно после установления фактов;
в случае пожара или стихийных бедствий;
при реорганизации или ликвидации организации;
при переоценке имущества;
при бригадной материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно при смене бригадира, при выбытии более 50% его членов, а также по требованию одного из членов бригады;
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Федеральным законом, а также Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:
Когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;
При реорганизации или ликвидации организации;
При преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года);
При смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);
Если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);
В других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:
При смене руководителя коллектива или бригадира;
При выбытии из коллектива или бригады более 50% работников;
По требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.
Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчётном году и когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учётной политике организации.
Действующее законодательство не запрещает проводить инвентаризацию в любой удобный для организации день, например, 3 октября или 25 декабря. Однако наиболее целесообразно назначать инвентаризацию на 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учёта - формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации. Но если будет выбрано не 1-е число месяца, а, например, 3 декабря, то возникает необходимость расчёта на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризуемые в конкретном случае имущество или финансовые обязательства.
Кроме плановых инвентаризаций, проводимых по заранее утвержденному графику, организация может осуществлять и неплановые сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Такие инвентаризации называются внезапными и позволяют застать врасплох нерадивых материально ответственных лиц. Проводятся они по плану-графику, составленному руководителем предприятия и хранящемуся у руководителя или главного (старшего) бухгалтера. Внезапные проверки должны проводиться в первую очередь:
У вновь принятых на работу материально ответственных лиц;
При образовании и возрастании сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей;
При установлении фактов нарушений правил приемки, хранения, реализации ценностей.
В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на правах собственности, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной.
В состав имущества входят основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.
К финансовым обязательствам относятся кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.
По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте (на складе или в офисе).
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая, во-первых, проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, при необходимости заслушивает на своих заседаниях руководителей отделов, секций по вопросам хранения ТМЦ. Она проверяет документальное оформление фактов (когда поступившее имущество не соответствует условиям договора по количеству, качеству или ассортименту), определяет причины списания имущества и возможности использования отходов.
Во-вторых, комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период.
Кроме того, комиссия проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах хранения. При необходимости (например, при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.
При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объёме работы по инвентаризации можно поручить её проведение данной комиссии. Если же объём работы большой, то для одновременного проведения инвентаризации на всем предприятии создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Они оправданы, если организация имеет обособленные подразделения (филиалы и представительства) или осуществляет свою деятельность на обширной территории (в строительных организациях, на сельскохозяйственных предприятиях).
Руководитель организации своим приказом утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. Этот приказ нужно зарегистрировать в Журнале учёта контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23).
